Project Manager czy Forward Manager?

project management flow

Jak zacząć cykl poświęcony zarządzaniu projektami? Najlepiej od początku, a zatem pozwólcie, że się przedstawię. Nazywam się Anna Surdyk i jestem Project Managerem. W tym momencie zapewne większość z Was pomyśli, a tak, słyszałem o takiej roli, ba! nawet miałem okazję pracować z kimś takim, ale do tej pory nie mam pojęcia na czym ta rola polega i co on właściwie robi. Nie raz zdarzyło mi się również usłyszeć uszczypliwe komentarze typu ,,następny manager do zarządzania… nie wiadomo czym, ani kim”, ,,wiem co robić, po co mi kolejny manager”. Nic mnie jednak nie drażni tak, jak nazywanie Project Managera – Forward Managerem. Spróbuję zatem zmierzyć się z tym mitem krążącym w sieci i na korporacyjnych korytarzach. Czy uda mi się Was przekonać, że to jednak ważna rola? Mam nadzieję, że ten wpis pozwoli Wam przynajmniej spojrzeć na tą rolę z innej perspektywy. A zatem zaczynamy…

Kim jest Forward Manager?

Takim właśnie niewdzięcznym mianem określa się niekiedy Project Managerów, czyli Kierowników Projektu. Moim zdaniem wynika to przede wszystkim z niezrozumienia samej roli, a nie złośliwości. Do tej pory mimo usilnych prób, nie jestem w stanie wytłumaczyć mojej mamie i znajomym spoza branży czym się zajmuję i wciąż słyszę to samo pytanie, ale co Ty konkretnie robisz?

Nazwa pochodzi od ang. słowa forward, co oznacza przesłać/wysłać dalej lub przekazać. Kim jest zatem ten mityczny Forward Manager? ,,Przesyłaczem” maili do innych osób z prośbą o reakcję lub informację, dodatkowym buforem. Przekierowuje maile do współpracowników, a sam robi bardzo mało (z tym akurat się nie zgadzam). Ile w tym prawdy? Trochę jest, ale w tym szaleństwie jest metoda. Przyznaję się, że mnie też często zdarza się zrobić forward, ale to część mojej pracy. Są dwa główne powody dla których moi współpracownicy/partnerzy otrzymują takie maile.

  1. INFORMACJA – chcę przekazać ważną informację, która ma wpływ na ich działania. Może to być wiedza, która pomoże im w wykonaniu zadania, wymusi zmiany w dotychczasowej pracy lub jest strategiczną decyzją na poziomie projektu, o której chciałabym poinformować. W takich przypadkach zazwyczaj używam skrótu fyi (ang. for your information), czyli do Twojej wiadomości. Zadaniem Project Managera jest zapewnienie transparentności projektu i dzielenie się wiedzą z członkami zespołu. To jeden z warunków sukcesu projektu. Trzymam się tej zasady bez względu na wszystko. Braki w przepływie informacji to jedna z najczęstszych przyczyn opóźnień w projekcie. Czy nie zdarzyło Wam się być niedoinformowanym?
  2. DZIAŁANIE – jako osoba kontaktowa dla klienta zewnętrznego lub wewnętrznego, często otrzymuję pytania, na które nie jestem w stanie odpowiedzieć bez uprzedniej konsultacji z ekspertem. W takiej sytuacji załączam oryginalnego maila z krótkim komentarzem, czego dotyczy moja prośba. Zazwyczaj chodzi o konsultację, dostarczenie czegoś np. dokumentu lub potwierdzenie informacji.

Podsumowując, tak, czasem jestem Forward Managerem, ale tylko w opisanych powyżej przypadkach. Czy to jedyne czym się zajmuję? Oczywiście, że nie, ale to często najbardziej namacalna część pracy, którą widzą osoby postronne.

Kim zatem jest Project Manager? Wyjaśnij mi to prostymi słowami.

To osoba, która odpowiada za to, że projekt jest wykonany w ustalonym zakresie (ang. scope), czasie (ang. time) i budżecie (ang. budget). Na co dzień zarządza zespołem ludzi oddelegowanym do danego projektu, koordynuje ich pracę, raportuje regularnie status wykonalności do przełożonych i klienta (zew. lub wew.), a także informuje o występujących ryzykach i problemach w projekcie. W tym ostatnim przypadku identyfikuje osoby, które realnie mogą je rozwiązać, a także proponuje działania jakie powinny być podjęte. Uwierzcie mi, wcale nie jest to łatwe zadanie. W większości przypadków właściciel ryzyka/problemu nie jest zadowolony i próbuje przekonać mnie, że to ktoś inny, albo odpowiedzialność jest współdzielona. Tak to wygląda od kuchni.

Rola koordynatora jest niezwykle ważna, ale często niedostrzegana. Project Manager wykonuje wiele zadań, które na co dzień nie są widoczne dla wszystkich. Często działa zakulisowo, a niekiedy uczestniczy w politycznych wojenkach. Tak, właśnie tak. Pamiętajcie, że w projekcie są różne grupy interesariuszy i oprócz głównego celu jakim jest sukces projektu, mają również inne, które skuteczny Project Manager powinien zrozumieć.

Jesteś ścigany przez PM-a i dostajesz kolejną przypominajkę? Pocieszę Cię, że nie tylko Ty. Rozmawia również z Twoimi współpracownikami, partnerami zewnętrznymi i szefami! Ci ostatni nie mają taryfy ulgowej, oni też mają swoje terminy i zadania np. podejmowanie decyzji.

No dobrze, czemu to wszystko służy? Wyobraź sobie, że w projekcie jest 15 osób, a każda z nich dostarcza element składający się na ostateczny produkt/serwis. Nikt nie planuje, nie wyznacza terminów, nie ma zrozumienia wzajemnych zależności działań, nie ma przepływu informacji, każda osoba działa samodzielnie, nie spotykacie się, nie wiadomo kto podejmuje decyzje, ale musicie dowieźć projekt w wyznaczonym terminie. Czy bylibyście w stanie działać sprawnie i wyprodukować spójny, zgodny z założeniami produkt w określonym czasie i budżecie? Moim zdaniem byłoby to duże wyzwanie, ale właśnie wtedy wkracza Project Manager jako dyrygent orkiestry. Ma świetnych, indywidualnych wirtuozów, ale tylko pod jego batutą zabrzmi muzyka.

Tak właśnie widzę Project Managera, jako osobę, która planuje pracę zespołu, spina projekt w całość i wie jaki jest aktualny status prac.

Mam nadzieję, że udało mi się Was przekonać, że rola PM-a, to coś więcej niż wysyłanie maili. W kolejnych artykułach podzielę się swoim doświadczeniem w zarządzaniu projektami w obszarze digitalu i komunikacji. Jeśli do tej pory kojarzyłeś projekt z budową mostu lub osiedla, te wpisy będą Ciebie.