Digital Project Management- specjalizacja czy zbędna teoria?

Zarządzanie projektami

Project management brzmi dla niektórych enigmatycznie, ale digital project management…to dopiero jest zagadka. Zlepek trzech anglojęzycznych słów, przy czym definicja pierwszego nie jest do końca jasna i wciąż ewoluuje. Digital jest na topie, powstają więc coraz to nowe nazwy działów oraz stanowisk jak np. Chief Digital Officer, Digital Director, Digital Manager/Specialist czy Digital Consultant. Teoria nie pozostała w tyle, pojawił się więc i digital project management. Muszę się przyznać, że kiedy zaczynałam swoją karierę jako DPM (ang. Digital Project Manager), nie do końca wiedziałam z czym to się je. Studiowałam więc opis roli i doszłam do prostego wniosku, że to nic innego jak zarządzanie projektem, a słowo digital wskazuje tylko na rodzaj projektów. Taki korporacyjny zabieg, nic poza tym. Z perspektywy czasu i zdobytego doświadczenia, dzisiaj patrzę na to trochę inaczej. Daleka jestem jednak od snucia teorii, że to inny rodzaj zarządzania projektami, chociaż niektórzy starają się ubrać go w jakieś ramy i zdefiniować. Sam digital ewoluuje, a wraz z nim zarządzanie projektami.

Digital – co to jest?

To bardzo szerokie pojęcie i dosyć trudne do jednoznacznego zdefiniowania. Podskórnie każdy pewnie czuje, że to połączenie technologii z biznesem, służące maksymalizacji satysfakcji klienta (zewnętrznego lub wewnętrznego), zysków,  przy jednoczesnym obniżeniu kosztów poprzez optymalizację procesów. Ma być zatem szybciej, sprawniej i taniej. Skłaniam się ku wizji digitalu jako podejściu do robienia rzeczy, a nie rzeczy samej w sobie. Świetnie ujęli to autorzy we wpisie ,,What ‘digital’ really means”.

Czy digitalizacja odbywa się tylko w obszarze marketingu? Nie, ale tutaj ma chyba największe pole do popisu. Mowa nie tylko o usprawnieniu komunikacji. Dobrze zbudowania strategia digitalowa to zupełnie nowy wymiar marketingu, a kolejne nowinki technologiczne codziennie przynoszą nowe możliwości, które jeszcze kilka lat temu pozostawały w sferze science-fiction. Za przykład niech posłuży chociażby Programmatic Display (targetowanie reklamy do określonej grupy odbiorców w modelu aukcyjnym), Marketing Automation czy wykorzystanie BOT-ów. Digital to również SEO, systemy CRM, data warehouse i wiele innych.

Przyjmuje się, że projekty digitalowe to takie, które wykorzystują Internet i technologie webowe, a więc zaliczyć można do nich strony internetowe, aplikacje mobilne, gry, video, e-commerce czy działania w social media.

5 cech zarządzania projektem w digitalu

Poniższe punkty są subiektywną oceną sytuacji i bazują na moim osobistym doświadczeniu. Zdania mogą być podzielone, ale będą świadczyły tylko o tym, że nie ma jednej słusznej drogi.

  1. ELASTYCZNOŚĆ W WYBORZE MODELU ZARZĄDZANIA– wybór metody zarządzania projektem zależy od jego natury, zespołu, a także klienta. Nie można przyjąć, że najlepszą metodą jest Agile (metodyki zwinne) lub klasyczny Waterfall. Z mojego doświadczenia wynika, że zazwyczaj najlepiej sprawdza się połączenie obu, czyli model hybrydowy. W tym kontekście zakładam, że Project Manager jest w stanie trafnie ocenić jaki model zarządzania sprawdzi się w konkretnym przypadku. Czasem będzie w nim przewaga Agile, a niekiedy Waterfall. Warunkiem jest jednak to, aby PM odnajdywał się w obu metodologiach. Ścisła współpraca z Product Ownerem i Scrum Masterem (Agile) jest warunkiem koniecznym, jeśli mamy odnieść sukces. Czy Waterfall może iść w parze z Agile? Tak, ale o tym innym razem.
  1. ELASTYCZNOŚĆ KORZYSTANIA Z NARZĘDZI PM – przerost formy nad treścią szkodzi. Mniejsze projekty digitalowe np. stworzenie aplikacji mobilnej czy strony internetowej, nie wymagają produkcji niezliczonej ilości dokumentacji. Jej utrzymanie pochłaniałoby bardzo dużą część czasu. Nie oznacza to jednak, że może jej nie być. Czasem wystarczą uproszczone wersje, ale podstawa to według mnie:
    1. Plan projektu (nie zawsze musi być to plan stworzony w MS Project, czasem lepiej sprawdza się zwykły plan w Excelu lub inne narzędzie pozwalające na stworzenie wykresu Gannta)
    2. Budżet
    3. Rejestr ryzyk i problemów (ang. Risk and Issue log) – w zależności od skali projektu używam wersji minimum lub maximum.
    4. Rejestr decyzji (ang. Decision log) – uwierzcie mi, szukanie potwierdzenia podjęcia decyzji w mailach może być bardzo czasochłonne. To mój tzw. must have.
    5. Raport – tutaj pozwalam sobie na dużą dowolność. Natura projektu zwykle wymusza pewne modyfikacje. Raport musi być czytelny dla odbiorcy, warto więc ustalić na samym początku projektu wzajemne oczekiwania.
  1. KOLABORACJA ZESPOŁU W SIECI – podstawą sukcesu projektu jest sprawna komunikacja i dostęp w czasie rzeczywistym do wszelkich informacji dotyczących projektu. Jest to szczególnie kluczowe jeśli zespół jest rozproszony, co w digitalu zdarza się nadzwyczaj często. W przypadku projektów globalnych to już norma, że członkowie projektu w tym klient, pracują w różnych częściach świata. Z pomocą przychodzi nam technologia. Mamy do wyboru niezliczoną ilość komunikatorów (Slack, Skype, Hangouts), narzędzi do videokonferencji (BlueJeans, Webex), zarządzania zadaniami/projektem (Jira, Trello, BaseCamp, etc.), a także przechowywania dokumentacji (Confluence, Sharepoint). Nie wyobrażam sobie funkcjonowania w świecie digitalu bez wymienionych powyżej narzędzi. Trzymanie materiałów na własnym komputerze nie wchodzi już w grę. Ograniczamy też do minimum liczbę wysyłanych maili.
  1. ZWIĘKSZONA ROLA PROJECT MANAGERA – digital to dziedzina interdyscyplinarna i tego też wymaga się od Project Managera. Oczywiście podstawą nadal są zadania wynikające z roli PM-a, czyli zarządzanie budżetem, zakresem projektu (ang. scope), ryzykami, tworzenie planu i raportowanie. Poza tym często odgrywa rolę analityka biznesowego, konsultanta, managera ds. obsługi klienta (ang. Account Manager) czy specjalisty ds. jakości (ostatecznie to PM decyduje czy produkt jest gotowy do pokazania klientowi np. podczas demo). Digital Project Manager to mistrz ceremonii, musi posiadać wiele umiejętności i odnaleźć się w każdej sytuacji.
  1. ZARZĄDZANIE ZMIANĄ – więcej niż pewne w projekcie digitalowym jest to, że zakres projektu będzie się zmieniał. Permanentnie. Jest to na tyle dynamiczna dziedzina, że zamknięcie zakresu projektu na samym początku oznacza tyle, że nie jest on ostateczny. Dlatego właśnie coraz większą popularność zdobywa metodologia Agile czyli zwinne zarządzanie projektem.

Czas wrócić do pytania postawionego w tytule. W mojej ocenie zarządzanie projektem pozostaje zarządzaniem projektu niezależnie od obszaru, którego dotyczy. Digital wymaga dużej dozy elastyczności w podejściu, a także nieco większych umiejętności od Project Managera. Oprócz cech wymienionych powyżej, powinien posiadać również podstawy wiedzy z zakresu IT. Stoję zatem na stanowisku, że digital project management to specjalizacja. Praktyka rodzi czasem pokusę dorobienia teorii, stąd też pytanie postawione w tytule tego wpisu.