Digital Project Management- specjalizacja czy zbędna teoria?

Digital Project Management- specjalizacja czy zbędna teoria?

Digital Project Management- specjalizacja czy zbędna teoria

Digital Project Management- specjalizacja czy zbędna teoria

Artykuł uaktualniony 2 dni

Project management brzmi dla niektórych enigmatycznie, ale digital project management…to dopiero jest zagadka. Zlepek trzech anglojęzycznych słów, przy czym definicja pierwszego nie jest do końca jasna i wciąż ewoluuje. Digital jest na topie, powstają więc coraz to nowe nazwy działów oraz stanowisk jak np. Chief Digital Officer, Digital Director, Digital Manager/Specialist czy Digital Consultant.

Teoria nie pozostała w tyle, pojawił się więc i digital project management. Muszę się przyznać, że kiedy zaczynałam swoją karierę jako DPM (ang. Digital Project Manager), nie do końca wiedziałam z czym to się je. Studiowałam więc opis roli i doszłam do prostego wniosku, że to nic innego jak zarządzanie projektem, a słowo digital wskazuje tylko na rodzaj projektów. Taki korporacyjny zabieg, nic poza tym. Z perspektywy czasu i zdobytego doświadczenia, dzisiaj patrzę na to trochę inaczej. Daleka jestem jednak od snucia teorii, że to inny rodzaj zarządzania projektami, chociaż niektórzy starają się ubrać go w jakieś ramy i zdefiniować. Sam digital ewoluuje, a wraz z nim zarządzanie projektami.

FAQ

  1. Jaki program do zarządzania projektami?

    Przy wyborze narzędzia do zarządzania projektami warto wziąć pod uwagę przede wszystkim funkcje, które będą realnie wykorzystywane w pracy nad projektami. Ważne jest też czy nasze narzędzie będzie wymagało integracji z innymi narzędziami. To czy taki proces jest prosty, ma niebagatelne znaczenie.

  2. Czym zajmuje się kierownik projektu, project manager

    Najważniejsze zadanie kierownika projektu to planowanie, jakie prace należy wykonać, kiedy i kto to zrobi. Dodatkowo przyglądanie się ryzyku związanemu z konkretnym projektem i zarządzaniem tymi ryzykami. Upewnienie się, że praca jest wykonywana we właściwym standardzie. Motywowanie zespołu osób zaangażowanych w projekt. Koordynowanie pracy wykonywanej przez różne osoby. Kontrola, projektu pod kątem konsumpcji czasu i budżetu. Obsługa zmian w projekcie. Kontrola projektu w kontekście celów.

Digital – co to jest? Rola Digital Project Manager

To bardzo szerokie pojęcie i dosyć trudne do jednoznacznego zdefiniowania. Podskórnie każdy pewnie czuje, że to połączenie technologii z biznesem, służące maksymalizacji satysfakcji klienta (zewnętrznego lub wewnętrznego), zysków,  przy jednoczesnym obniżeniu kosztów poprzez optymalizację procesów. Ma być zatem szybciej, sprawniej i taniej. Skłaniam się ku wizji digitalu jako podejściu do robienia rzeczy, a nie rzeczy samej w sobie. Świetnie ujęli to autorzy we wpisie ,,What ‘digital’ really means”.

Czy digitalizacja odbywa się tylko w obszarze marketingu? Nie, ale tutaj ma chyba największe pole do popisu. Mowa nie tylko o usprawnieniu komunikacji. Dobrze zbudowania strategia digitalowa to zupełnie nowy wymiar marketingu, a kolejne nowinki technologiczne codziennie przynoszą nowe możliwości, które jeszcze kilka lat temu pozostawały w sferze science-fiction. Za przykład niech posłuży chociażby Programmatic Display (targetowanie reklamy do określonej grupy odbiorców w modelu aukcyjnym), Marketing Automation czy wykorzystanie BOT-ów. Digital to również SEO, systemy CRM, data warehouse i wiele innych.

Przyjmuje się, że projekty digitalowe to takie, które wykorzystują Internet i technologie webowe, a więc zaliczyć można do nich strony internetowe, aplikacje mobilne, gry, video, e-commerce czy działania w social media.

5 cech zarządzania projektem w digitalu

Poniższe punkty są subiektywną oceną sytuacji i bazują na moim osobistym doświadczeniu. Zdania mogą być podzielone, ale będą świadczyły tylko o tym, że nie ma jednej słusznej drogi.

  1. ELASTYCZNOŚĆ W WYBORZE MODELU ZARZĄDZANIA– wybór metody zarządzania projektem zależy od jego natury, zespołu, a także klienta. Nie można przyjąć, że najlepszą metodą jest Agile (metodyki zwinne) lub klasyczny Waterfall. Z mojego doświadczenia wynika, że zazwyczaj najlepiej sprawdza się połączenie obu, czyli model hybrydowy. W tym kontekście zakładam, że Project Manager jest w stanie trafnie ocenić jaki model zarządzania sprawdzi się w konkretnym przypadku. Czasem będzie w nim przewaga Agile, a niekiedy Waterfall. Warunkiem jest jednak to, aby PM odnajdywał się w obu metodologiach. Ścisła współpraca z Product Ownerem i Scrum Masterem (Agile) jest warunkiem koniecznym, jeśli mamy odnieść sukces. Czy Waterfall może iść w parze z Agile? Tak, ale o tym innym razem.
  2. ELASTYCZNOŚĆ KORZYSTANIA Z NARZĘDZI PM – przerost formy nad treścią szkodzi. Mniejsze projekty digitalowe np. stworzenie aplikacji mobilnej czy strony internetowej, nie wymagają produkcji niezliczonej ilości dokumentacji. Jej utrzymanie pochłaniałoby bardzo dużą część czasu. Nie oznacza to jednak, że może jej nie być. Czasem wystarczą uproszczone wersje, ale podstawa to według mnie:
    1. Plan projektu (nie zawsze musi być to plan stworzony w MS Project, czasem lepiej sprawdza się zwykły plan w Excelu lub inne narzędzie pozwalające na stworzenie wykresu Gannta)
    2. Budżet
    3. Rejestr ryzyk i problemów (ang. Risk and Issue log) – w zależności od skali projektu używam wersji minimum lub maximum.
    4. Rejestr decyzji (ang. Decision log) – uwierzcie mi, szukanie potwierdzenia podjęcia decyzji w mailach może być bardzo czasochłonne. To mój tzw. must have.
    5. Raport – tutaj pozwalam sobie na dużą dowolność. Natura projektu zwykle wymusza pewne modyfikacje. Raport musi być czytelny dla odbiorcy, warto więc ustalić na samym początku projektu wzajemne oczekiwania.
  3. KOLABORACJA ZESPOŁU W SIECI – podstawą sukcesu projektu jest sprawna komunikacja i dostęp w czasie rzeczywistym do wszelkich informacji dotyczących projektu. Jest to szczególnie kluczowe jeśli zespół jest rozproszony, co w digitalu zdarza się nadzwyczaj często. W przypadku projektów globalnych to już norma, że członkowie projektu w tym klient, pracują w różnych częściach świata. Z pomocą przychodzi nam technologia. Mamy do wyboru niezliczoną ilość komunikatorów (Slack, Skype, Hangouts), narzędzi do videokonferencji (BlueJeans, Webex), zarządzania zadaniami/projektem (Jira, Trello, BaseCamp, etc.), a także przechowywania dokumentacji (Confluence, Sharepoint). Nie wyobrażam sobie funkcjonowania w świecie digitalu bez wymienionych powyżej narzędzi. Trzymanie materiałów na własnym komputerze nie wchodzi już w grę. Ograniczamy też do minimum liczbę wysyłanych maili.
  4. ZWIĘKSZONA ROLA PROJECT MANAGERA – digital to dziedzina interdyscyplinarna i tego też wymaga się od Project Managera. Oczywiście podstawą nadal są zadania wynikające z roli PM-a, czyli zarządzanie budżetem, zakresem projektu (ang. scope), ryzykami, tworzenie planu i raportowanie. Poza tym często odgrywa rolę analityka biznesowego, konsultanta, managera ds. obsługi klienta (ang. Account Manager) czy specjalisty ds. jakości (ostatecznie to PM decyduje czy produkt jest gotowy do pokazania klientowi np. podczas demo). Digital Project Manager to mistrz ceremonii, musi posiadać wiele umiejętności i odnaleźć się w każdej sytuacji.
  5. ZARZĄDZANIE ZMIANĄ – więcej niż pewne w projekcie digitalowym jest to, że zakres projektu będzie się zmieniał. Permanentnie. Jest to na tyle dynamiczna dziedzina, że zamknięcie zakresu projektu na samym początku oznacza tyle, że nie jest on ostateczny. Dlatego właśnie coraz większą popularność zdobywa metodologia Agile czyli zwinne zarządzanie projektem.

Czas wrócić do pytania postawionego w tytule. W mojej ocenie zarządzanie projektem pozostaje zarządzaniem projektu niezależnie od obszaru, którego dotyczy. Digital wymaga dużej dozy elastyczności w podejściu, a także nieco większych umiejętności od Project Managera. Oprócz cech wymienionych powyżej, powinien posiadać również podstawy wiedzy z zakresu IT. Stoję zatem na stanowisku, że digital project management to specjalizacja. Praktyka rodzi czasem pokusę dorobienia teorii, stąd też pytanie postawione w tytule tego wpisu.

Najlepsze narzędzia do prowadzenia projektów digital marketing w 2022

Narzędzie Wersja darmowaKoszt roczny w PLN od…Koszt roczny w USD od…Koszt roczny w EUR od…
Monday.comTak32 PLN8 USD7 EUR
Wrike.comTak39 PLN9,80 USD8,64 EUR
Basecamp.comTak396 PLN99 USD113 EUR
Trello.comTak23 PLN5 USD6 USD
Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami

monday.com

monday.com
monday.com

Monday.com to świetne narzędzie do zarządzania projektami, które przeżyło wiele zmian, pozbywając się wielu elementów typowych dla narzędzi do zarządzania projektami. Twórcy skupili się na prostych, wizualnie intuicyjnych układach, które pomagają zarządzać wieloma elementami w codziennej pracy project managera i nie tylko.

Funkcje monday.com do zarządzania projektami obejmują zarządzanie zasobami i projektami, śledzenie czasu pracy, współpracę i raportowanie. Użytkownicy mogą przesyłać i dołączać pliki do kart, komentować, wspominać o członkach zespołu.

Monady.com oferuje również świetny pulpit do raportowania projektów, który może prezentować dane z wielu tablic, umożliwiając lepsze śledzenie poszczególnych obszarów projektu. Możesz także użyć monday.com do śledzenia godzin pracy, harmonogramów i wystawiania faktur.

Ogólnie rzecz biorąc, jest to wysoce konfigurowalne narzędzie, które pozwala pracować w dowolnej metodologii — kanban lub innej — która pasuje do metod stosowanych w twoim zespole. Znajdziesz tu również przydatne narzędzia do kontroli przepływu pracy automatyzacji wielu elementów procesu.

Integracje z monday.com obejmują aplikacje do zarządzania projektami, takie jak Slack, Dysk Google, Gmail, Kalendarz Google, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform i wiele innych, dostępnych za pośrednictwem Zapier.

Koszt narzędzia zaczyna się od 17 USD/miesiąc dla dwóch użytkowników.

Wrike.com

Wrike.com
Wrike.com

Narzędzie Wrike to łatwe w użyciu narzędzia do zarządzania projektami, które są większe niż pięciu i większej liczby użytkowników. Jest to zbiór najbardziej konfigurowalnych narzędzi do zarządzania projektami, dzięki czemu użytkownicy mogą dostosowywać procesy, pulpity, raporty, formularze i nie tylko.

Narzędzie umożliwia użytkownikom przełączanie się między tablicami Kanban, interaktywnymi wykresami Gantta typu „przeciągnij i upuść” oraz tradycyjnymi widokami natężeń pracy w celu wizualizacji priorytetów. Wrike zawiera również listy zadań, podzadania, harmonogramy, współdzielone przepływy pracy, udostępnianie plików oraz komunikację i współpracę w czasie rzeczywistym. W celu uzyskania zaawansowanych informacji użytkownicy mogą uzyskać dostęp do narzędzi do raportowania wydajności, zarządzania zasobami i ich alokacji.

Wrike ma łatwą w użyciu, intuicyjną nawigację z odrębnymi przestrzeniami, folderami i zadaniami. Możesz przełączać się między ekranem głównym a grafikami, pulpitami nawigacyjnymi, kalendarzami, raportami i strumieniem aktywności dla powiadomień i wiadomości. Wrike oferuje również wiele różnych, ale specyficznych rozwiązań w zależności od typu zespołu lub organizacji, w tym zespoły marketingowe i zespoły wsparcia i obsługi relacji z klientami. Użytkownicy mają również dostęp do różnych szablonów dla typowych procesów.

Wrike ma ponad 400 gotowych integracji, w tym integracje z najpopularniejszym oprogramowaniem do zarządzania plikami od Microsoft, Google i Dropbox, a także z oprogramowaniem do sprzedaży i marketingu od Salesforce po Marketo.

Basecamp.com

Basecamp.com
Basecamp.com

Basecamp to jedna ze starszych aplikacji na liście, ale nie bez powodu. Główną zaletą Basecamp jest to, całkowicie internetowe rozwiązanie do zarządzania projektami. Oznacza to, że dopóki członkowie Twojego zespołu mają dostęp do przeglądarki internetowej, mogą wchodzić w dowolny aspekt projektu, za który są odpowiedzialni. Jest również specjalnie zaprojektowany dla firm usługowych, umożliwiając im zapewnienie klientom dostępu do informacji o projekcie, aby ograniczyć niepotrzebne iteracje w kontaktach. Jest to dobry przykład alternatywy dla wymienionych narzędzi.

Wadą tego skoncentrowanego na kliencie, swobodnego stylu jest to, że brakuje mu prawdziwej głębi funkcji i nie mamy dostępu do dostosowywania i indywidualizacji, które oferowałaby bardziej solidna platforma. Dodaj do tego stałą cenę 99 USD miesięcznie (do 100 GB przestrzeni dyskowej), która jest niedopasowana do mniejszych firm, i może zniechęcać do tej platformy.

Trello.com

Trello.com
Trello.com

Trello to kolejny częsty wybór dla firm poszukujących innego spojrzenia na zarządzanie projektami i jedna z naszych najlepszych alternatyw dla konkurencji. Podobnie jak Basecamp, Trello to platforma internetowa, która oferuje użytkownikom bardziej elastyczne i oparte na współpracy podejście do zarządzania projektami. Menedżerowie mogą tworzyć procesy i indywidualne projekty w stylu Kanban – metoda wizualizacji zadań, która obejmuje trzyetapowy przepływ pracy. To jedna z ciekawszych rozwiązań.

Zaletą tego narzędzia jest to, że nowi członkowie mogą łatwo i szybko dołączyć do projektu Trello, ponieważ więcej informacji jest wyświetlanych wizualnie. Niestety w narzędziu brakuje zaawansowanych funkcji i funkcji widoku projektu, w tym zarządzania dokumentami i raportami z projektów. Więc jeśli chcesz zmienić format swojego projektu lub dostosować i wyświetlić dane w sposób globalny może to być trudne. Ostatecznie jest to idealne narzędzie do zarządzania projektami dla małych, kreatywnych firm (lub freelancerów) szukających alternatywy.

Marcin Kordowski
Marcin Kordowski
17 lat doświadczenie w Digital Marketing i SEO, wykładowca PW, trener, bloger i praktyk. Projekty w ponad 30 krajach, specjalizuje się w branży finansowej, medycznej i e-commerce.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *