Czy CRM ‘za darmo’ ma sens?

CRM free

Tak. Jest to opcja warta rozważenia.

I ta krótka odpowiedź mogłaby w zasadzie wyczerpać temat wpisu, gdyby nie to, że będąc użytkownikiem kilku różnych ‘darmowych’ rozwiązań CRM miałbym kilka uwag.

Oczywiście, musimy przyjąć założenie, że na koniec dnia nie ma nic za darmo. Toteż wybierając rozwiązanie kuszące opcją Free, dobrze abyśmy rozważyli, co rzeczywiście wchodzi do portfolio darmowych funkcjonalności. Nie chciałbym naturalnie nastawiać nikogo w szczególny sposób negatywnie do takich rozwiązań, nie mniej jednak zarekomendowałbym odrobinę więcej atencji za każdym razem, gdy zdecydujemy się kliknąć Upload.

Jaki CRM?

Do wyboru mamy narzędzia dostępne w dwóch podstawowych kategoriach Freemium i Open.

Pierwsza, to narzędzia wprawdzie darmowe, lecz z ograniczonym dostępem, liczbą użytkowników, rekordów, okrojonym portfolio funkcjonalności. Rozwiązanie świetne dla rzeczywiście niewielkich przedsięwzięć z relatywnie krótką listą wymagań.

Druga natomiast z uwagi na charakter open source, oferuje praktycznie nieograniczony dostęp do bazy danych i funkcjonalności. Haczykiem w tym przypadku jest jednak konieczność posiadania na pokładzie developera lub wszechstronnego człowieka IT. Elastyczność rozwiązania, bowiem pociąga za sobą najczęściej konieczność jego instalacji i/lub konfiguracji oraz późniejszego wsparcia.

Świadomość kategorii CRM, na który się zdecydowaliśmy jest bardzo ważna. Krytyczna jest jednak wiedza, jakich funkcjonalności dostarcza. Ponieważ producenci (twórcy) starają się wyróżnić na tle konkurencji, obserwujemy obecnie tendencję do wzbogacania systemów o funkcje ‘digitalowe’, jak chociażby moduły służące wysyłkom e-mail, sms, funkcjonalności służące kreowaniu landing page’y oraz pop-up’ów.

Co wybrać?

Zdecydowanie narzędzie najlepiej wpisujące się w nasze potrzeby (z uwzględnieniem chociażby niedalekiej przyszłości) i możliwości rozwojowo-serwisowe w przypadku kategorii ‘open’. Decydując się na konkretne rozwiązanie, pamiętać należy również, że tendencja rynkowa w doborze systemu CRM nie zawsze jest najlepszym doradcą. I uwaga coraz istotniejsza w świetle zbliżającego się nieuchronnie GDPR – każdorazowo w sytuacji, gdy wybieramy model pracy ‘online’ musimy pamiętać, że nasze dane stać się mogą dostępne dla innych.

Poniżej krótkie porównanie podstawowych parametrów systemów CRM występujących zarówno w kategorii Freemium, jak  i Open.

Wartości podane w tabeli dotyczą opcji darmowych.

System Liczba użytkowników Liczba kontaktów Dostępna wielość bazy danych Dostępny moduł automatyzacji sprzedaży Dostępny moduł​ e-mail Dostępne wsparcie
suite crm logo Nielimitowana Nielimitowana Nielimitowana Tak Tak Q&A
10 Nielimitowana 1 GB Tak Tak Wszystkie kanały komunikacji
Nielimitowana Nielimitowana Nielimitowana Nie Brak Wszystkie kanały komunikacji
agilecrm 10 1000 Nielimitowana Tak Tak Forum dyskusyjne, Szkolenie
2 2500 200MB Nie Brak Forum dyskusyjne, Szkolenie
10 250

10MB

Tak Nie e-mail, Szkolenie, System ticket’owy
Nielimitowana Nielimitowana Uzależniona od możliwości użytkownika Tak Tak e-mail, Szkolenie

Suite CRM jest rozwiązaniem open source i uważane jest za jeden z najlepszych obecnie systemów tej klasy na świecie. Poza planowanym dla wersji 7.9 nowym modułem e-mailingowym i praktycznie wszystkimi standardowymi funkcjonalnościami niezbędnymi dla efektywnego działania, oferuje bezpłatne wsparcie poprzez forum użytkowników.

Zoho CRM jest jednym z rozgrywających na rynku oprogramowania biznesowego, stąd też pomysł na udostępnienie za darmo narzędzia CRM w opcji umożliwiającej swobodne działanie niewielkiej firmy wydaje się bardzo OK. Mówimy tu zarówno o wersji mobilnej, jak też desktop i social. Atutem Zoho jest dobrze rozwinięty moduł importu zaś słabszą stroną export danych wymagający uważnej weryfikacji formatów wartości.

HubSpot jest rozwiązaniem dostarczanym niejako ‘na boku’ głównego produktu, którym jest platforma Marketing Automation. Będą komplementarnym w stosunku do core’owego serwisu oferuje funkcje podstawowe, choć w kwestii możliwości zbierania danych na temat kontaktów, góruje nad innymi systemami CRM. Funkcje ‘śledzenia’ kontaktów są zdecydowanie mocnym atutem rozwiązania i wydaje się, że trudno byłoby znaleźć coś lepszego.

Agile CRM to jeden z ciekawszych systemów przygotowanych docelowo dla małych firm, oferujący w ramach platformy także funkcje marketingowe i serwisowe. W ramach bazy danych można utrzymywać nieograniczoną liczbę ofert, zadań oraz dokumentów. Narzędzie udostępnia także szereg specyficznych funkcji, jak niestandardowe pola, lead scoring oraz e-mail tracking.

Insightly jest kolejnym z systemów dedykowanych dla małych firm. Jest relatywnie prostym rozwiązaniem pozwalającym na przechowywanie 2500 rekordów (wraz z wszystkimi elementami), wykonywanie całkiem przyjemnych i bogatych w informacje raportów oraz ograniczoną do 10-ciu sztuk dziennie wysyłkę e-maili.

Capsule przyjemny dla użytkownika, oferuje poza klasycznym zarządzaniem kontaktami szereg funkcjonalności pozwalających na synchronizację i update profili klientów z różnorodnymi źródłami, jak np. social media. Aktualizacja odbywa się automatycznie w trakcie przeglądania ‘karty’ klienta. Poza tą zmyślną cechą narzędzia, możemy liczyć na relatywnie prostą integrację z ponad 30-toma różnymi rozwiązaniami w tym Mailchimp, Freshbook. System dostarcza również całkiem sprawne śledzenie historii kontaktów niezależnie od medium za pomocą, którego się odbywały. Jak podobne rozwiązania udostępnia również współdzielenie kontaktów oraz możliwość dołączania plików zewnętrznych.

Sugar CRM jako jeden z pionierów segmentu cieszy zakresem funkcjonalności i smuci zarazem nieco przeterminowanym wyglądem. Nie mniej jednak, doświadczenie na rynku zaowocowało po za gamą standardowych dla CRM funkcjonalności bardzo przyzwoitym interfejsem użytkownika, kalendarzem pozwalającym na planowanie i realizację wszelakiego rodzaju wydarzeń, możliwością sprawnego importu i eksportu danych oraz powiązania dowolnych elementów systemu. Istotnym elementem jest dobrze zaprojektowany moduł raportowania. Super ważnym natomiast elastyczność rozwiązania w kontekście dopasowania do specyficznych potrzeb danego biznesu.